Ділове спілкування існує, щоб комерція гуділа. Він сприяє доброзичливості, інформує та переконує чи вимагає - часто одночасно. Оскільки відправник може налагодити успішне спілкування лише за допомогою співпраці одержувача, необхідне відповідне ставлення: професійне, доброзичливе та шанобливе. Власник малого бізнесу може досягти цього, спеціально пристосувавши тон повідомлення до передбачуваного читача чи слухача.
Слідкуйте за своїм тоном
Тон голосу, будь то в письмових або усних повідомленнях, передає ваше ставлення до людини, яка отримує повідомлення. Передати правильний тон може бути складно. У книзі “Ділове спілкування: формування критичних навичок” зазначається, що більшість з нас є експертами в тому, щоб правильно читати тони інших, але іноді ми не настільки добре оцінюємо вплив власного тону.
Перший крок до оцінки ефекту нашого тону - це усвідомлення цього, а потім розгляд наміченого одержувача. Тон, який використовується у молодого співробітника, навряд чи підійде для важливого потенційного клієнта, наприклад.
Враховуйте свою аудиторію
За один день власник малого бізнесу може багато разів спілкуватися з багатьма людьми. Кожного разу, ставлення та тон повинні бути адаптовані до вашої аудиторії.
Іноді ваше повідомлення отримує не одна людина. Хоча ваше спілкування може проходити через воротаря, а потім пізніше передаватися, одержувач, якого ви найбільше турбуєте, є основною аудиторією. Це людина, яку ви хочете перейти до дії чи рішення. Перш за все адаптуйте свій тон до цього читача чи слухача. Створюючи своє повідомлення, враховуйте також ставлення основної аудиторії до вашої теми.
Поширюйте репутацію на інших
Створення доброї волі покращує ваш імідж та імідж вашого малого бізнесу. Ваше ставлення під час взаємодії може сприяти доброзичливості або погіршити її.
Ви можете продемонструвати добру волю, враховуючи проблеми приймача повідомлень, зосереджуючись на тому, що отримувач хоче знати, та захищаючи его его. Це називається підходом “ти-ставлення”. Щоб зосередитись на приймачі, спробуйте виключити “Я”. Наприклад, сказати: "Ваше замовлення відправлено в понеділок" краще, ніж "Я надіслане ваше замовлення в понеділок".
Позитивні проти негативні
Позитивне ставлення до ділового спілкування також сприяє формуванню доброї волі. Підкреслення того, що правильно в ситуації, або що можна зробити замість того, чого не можна, утримує негатив.
Якщо повідомлення повинно містити погані новини, вкажіть причину або дійсну срібну підкладку. “Ділове спілкування: формування критичних навичок” радить уникати слова “ти” та пом’якшувати негативне повідомлення за допомогою пасивного голосу. Наприклад, замість того, щоб сказати: «Ви не виконали критерії», ви можете вибрати «Критерії не були виконані».
Будьте обережні щодо контексту
Контекст може драматично змінити сприйняте ставлення до повідомлення. У бізнесі при розробці повідомлення необхідно враховувати динаміку потужності.
Спілкування з начальником вимагає більшої ввічливості та офіційності, ніж це було б для однолітків. Те саме стосується спілкування з людьми, яких ви погано знаєте, та зі своїми старшими. Використовуйте ввічливі назви - пані та пані - та прізвища. Визнання шанобливого ставлення між культурами може зажадати досліджень, оскільки стандарти ввічливості різняться.
