Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку та фінансів часто є невід'ємною частиною господарських операцій, незалежно від типу бізнесу, яким ви займаєтесь. Ви можете бути малим бізнесом, лікарнею чи виробничим заводом, і вам потрібно фінансове програмне забезпечення, яке допоможе контролювати витрати, аналізувати тенденції, що дозволяють здійснювати ефективні та ефективні управлінські дії.
Типи
Ви можете знайти два основних типи бухгалтерського та фінансового програмного забезпечення: загальне та галузеве. Загальне програмне забезпечення також називають "готовим до продажу" і, як правило, є найкращим варіантом для малого бізнесу через його низьку вартість. Якщо вам потрібна настройка, це часто можна зробити за доступною ціною. Прикладами цього типу програмного забезпечення є загальні версії Quickbook, Peachtree та Great Plains.
Промислове програмне забезпечення пропонує більше функцій, але його придбання та обслуговування зазвичай дорожче. Він пропонує більше опцій та масштабованості, де ви можете додати до нього за потреби. Багато разів галузеве програмне забезпечення для бухгалтерського обліку включає не лише фінансову частину, але й інші комунальні послуги. Наприклад, фінансове програмне забезпечення, що використовується єврейськими храмами, може включати можливість розсилки масових розсилок, організації розсадки у Великі канікули та управління заняттями в недільній школі.
Значимість
Основне значення бухгалтерських та фінансових програм полягає в тому, що вони допомагають керівництву приймати кращі рішення. Наприклад, якщо керівництво планує придбати велике обладнання, дані бухгалтерських програм можуть дати важливу інформацію, наприклад, скільки грошей у фірми в банку, прив'язаних до інвестицій та скільки вона вже заборгувала іншим продавцям.
Той факт, що бухгалтерські та фінансові програми працюють швидко і можуть подавати звіти відразу після введення даних, є важливим для бізнесу, який може переглянути поточні дані та діяти за ними, замість того, щоб чекати інформації, яка може бути застарілою, коли вона буде готова.
Функція
Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку та фінансів має певні функції, які є стандартними для більшості програм, наприклад, організація даних. Програми впорядковують дані певним чином, щоб полегшити можливості звітування та пошуку. Наприклад, якщо ви шукаєте інформацію про постачальника, ви заходите до частини кредиторської заборгованості та шукаєте її там, не витрачаючи часу на розчісування пачок паперу або брудних комп'ютерних файлів.
Певні програми виконують лише певну функцію. Деякі програми роблять лише рахунки, а інші управляють лише основними засобами. Наприклад, F9 - це фінансове програмне забезпечення, яке звітує лише про дані, що зберігаються в інших системах. Це "доповнення" до інших бухгалтерських програм, що робить звітність більш гнучкою.
Витрати
Програмне забезпечення може бути дорогим не лише за вартістю програми, а й за щорічними контрактами на технічне обслуговування. Багато постачальників продають ліцензії, обмежуючи доступ до програми стільки людей одночасно. Малий бізнес може розпочати з користувача або двох, але, можливо, потрібно буде отримувати більше ліцензій у міру зростання бізнесу, збільшуючи витрати.
Непряма вартість використання бухгалтерського обліку та фінансів - це вартість навчання. Не тільки саме навчання, але і крива навчання, яку повинні пройти співробітники, а не настільки дієві та ефективні, наскільки вони могли б бути - особливо через кілька днів чи тижнів після запуску та запуску системи. Очікуйте, що за цей час відбудуться затримки та помилки.
Міркування
Переглядаючи бухгалтерські та фінансові програми, майте на увазі, що система не замінить фактичні знання з бухгалтерського обліку. Це може пришвидшити процес і зробити його більш зрозумілим, але все ж основні знання бухгалтерського обліку повинні бути присутніми для того, щоб система могла бути налаштована та працювати належним чином. Іншим моментом є переконатися, що програмне забезпечення протестовано, і це не рідкість. Не купуйте програмне забезпечення, яке може коштувати дешево, але вам може знадобитися його бета-тестування, тобто програмне забезпечення ще не повністю завершене, і є помилки, про які можна повідомити та виправити. Це може зайняти багато часу, і це може не коштувати вашого часу. Отримайте посилання від людей, які використовують програму, перед тим, як взяти участь у тому чи іншому програмному забезпеченні.
