Для аптек надзвичайно важливо розуміти поточний запас. Занижений рівень запасів може спричинити дефіцит, що засмучує клієнтів та може зменшити бізнес. З іншого боку, завищена оцінка може означати непотрібний надлишок, що збільшує витрати на перевезення запасів та створює застарілість, коли ліки закінчуються. Підрахунок фізичних запасів, хоч і займає багато часу, є найкращим способом підтвердити рівні запасів.
Підрахунок запасів для постійних та періодичних систем
Незалежно від того, працює у вашій аптеці періодична система чи система постійних інвентаризацій, у певний момент вам доведеться виконати фізичну інвентаризацію. Однак терміни та масштаб, як правило, відрізняються. Більші аптеки, які переміщують велику кількість товарних запасів, як правило, використовують вічні системи. Системи постійного запасу використовують сканери торгових точок для автоматичного оновлення кількості запасів після кожної доставки або покупки. Тим не менше, трапляються помилки, і вічні інвентарні аптеки повинні проводити підрахунок один-два рази на рік для перевірки точності інвентаризації. З іншого боку, невеликі аптеки з меншими запасами можуть вручну підраховувати запаси за допомогою періодичної системи. Ці аптеки повинні проводити підрахунок запасів щодня, щотижня або щомісяця.
Перед підрахунком
Перед початком підрахунку запасів очистіть зону прийому відправлень. Ви не хочете випадково враховувати нещодавно отримані товарно-матеріальні запаси, які ще не введені в систему бухгалтерського обліку. Так само, якщо є якісь затяжні ліки, які були продані, але ще не розповсюджені, чітко позначте їх та відкладіть. Найпростіше провести підрахунок запасів після робочого часу, щоб мінімізувати плутанину та забезпечити, щоб процес не порушував ділових операцій.
Процедури підрахунку
Створіть кілька команд підрахунку, які співвідносяться з розміром та організацією вашого інвентарю. Доручіть кожній команді підрахувати певну категорію лікарських засобів. Субчислення за категоріями ліків полегшують відстеження помилок, якщо кількість кінцевих запасів не відповідає поточним вічним записам. Доручіть одному члену команди провести підрахунок запасів, а іншому - записати результати підрахунку.
Перевірка результатів
Якщо в аптеці використовується система вічної інвентаризації, порівняйте результати підрахунку з поточними записами. Забороніть лічильникам інвентаризації отримувати доступ до поточних записів - інакше каси можуть змінити свою цифру відповідно до записів, щоб мінімізувати додаткову роботу. Якщо є розбіжність між підрахунком та поточними записами, доручіть іншій команді виконати сліпий перерахунок категорії проблеми для перевірки точності.
