Дрібні гроші - це зручний спосіб оплати таких витрат, як штампи та екстрені покупки, занадто малі, щоб їх можна було оплатити діловим чеком. Незважаючи на те, що ви можете поповнити рахунок на дрібну готівку в будь-якій сумі, підприємства зазвичай виділяють достатньо коштів для покриття місячного періоду. Це гарантує, що фонд є достатньо великим, щоб покрити різні витрати, не зв’язуючи занадто багато готівки та не стаючи об’єктом крадіжки. Для створення фонду дрібних готівкових грошей потрібні каса, ваучери на дрібні готівкові гроші та стандартні правила експлуатації, що деталізують роботу системи дрібних кас.
Стандартні експлуатаційні процедури
Ручні або електронні ваучери на дрібну готівку є життєво важливими для управління коштами дрібної готівки. Хоча бізнес-правила визначають, чи заповнювач ваучерів або зберігач дрібних грошових коштів заповнює, як заявник, так і зберігач підписують кожен запит. Якщо запит стосується вже витрачених грошей, зберігач додає до запиту підтверджуючу документацію, таку як квитанцію. В іншому випадку запитувач звертається у підтверджуючу документацію, витративши гроші. Усі путівки залишаються у фонді дрібних готівкових грошей до узгодження в кінці місяця.
Облік дрібних готівкових грошей
Щоб створити бухгалтерський облік фонду дрібних готівкових коштів, бухгалтер повинен списати дрібні грошові кошти та готівкові кошти у видачі готівки або загальному журналі. В кінці місяця ваучери на дрібну готівку повинні бути звірені, щоб переконатися, що загальна сума ваучерів та готівки, що залишилася у фонді, дорівнює початковій сумі. Якщо баланс звіряється, бухгалтер списує кожен платіж за ваучером окремо та зараховує готівку на відповідне відшкодування. Перевищення або нестача готівки має бути зафіксовано шляхом зарахування рахунку за надлишкові гроші за надлишок або шляхом списання рахунку за нестачу.
Контроль за дрібними готівками
Посилений внутрішній контроль гарантує, що працівники дотримуються правил поводження з готівкою та стандартних операційних процедур. Контроль зосереджується на процедурах безпеки, відшкодування витрат і поповнення дрібних готівкових коштів, а також на щорічному аудиті або перегляді. Наприклад, необхідно забезпечити грошовий фонд в окремому, заблокованому місці, обмежити доступ і використовувати послідовно пронумеровані ваучери для обліку кожного виплати, а також чітко визначити та встановити ліміти в доларах для допустимих виплат і вимагати, щоб ваучери включали відповідні квитанції . Важливо встановити та підтримувати регулярний графік звірки та поповнення, переглядати рахунок принаймні раз на рік та, якщо потрібно, змінювати стартову суму.
Аудит дрібних грошей
Проводячи періодичні, непередбачувані аудити та щорічний аудит, переконайтесь, що існуючі засоби контролю є ефективними у запобіганні розтраті та привласненні коштів з дрібних грошових коштів та зменшенню людських помилок. Для проведення аудиту без попередження аудитор перевіряє правильність наявних дрібних готівкових грошей, порівнюючи готівку та путівки із початковим залишком. Раз на рік компанія повинна переглядати стандартні операційні процедури, спостерігати та проводити інтерв'ю у зберігача дрібних готівкових грошей та створювати аудиторські стежки - наприклад, проходячи попередньо пронумеровані ваучери на дрібні готівкові гроші, щоб переконатися, що ваучери відсутні, і випадковим чином вибираючи виплати і відстежуючи дрібні готівкові гроші виплата - включаючи бухгалтерські проводки - від початку до кінця.
