Ділові звіти та ділові листи - це два різних жанри в галузі письма на робочому місці. Хоча перед бізнес-звітом може передувати діловий лист, і в діловому листі може бути бізнес-звіт як додаток, це два абсолютно різні документи, які слугують двом різним цілям. Важливо зрозуміти, як писати їх обох, якщо ви хочете бути успішною діловою людиною.
Жанр
Оскільки бізнес-звіт та діловий лист - це два різні жанри, кожен з них регулює різні правила змісту та форматування. Хоча як бізнес-звіт, так і лист повинні бути написані чітко і максимально точно, діловий лист рідко повинен виходити за межі сторінки. Однак ділові звіти часто складають кілька сторінок, на додаток до тексту містять додатки, діаграми, графіки та фотографії. Крім того, листи, як правило, використовуються, коли у людини є конкретна проблема для спілкування. З іншого боку, звіти можуть використовуватися разом із прийняттям конкретного рішення, але вони також можуть складатися просто для обміну інформацією про проект.
Призначення
Ділові листи та звіти можна писати з різними цілями. У деяких випадках обидва можуть бути написані для інформування. Діловий лист може бути написаний для повідомлення працівника про те, що вона прийнята на роботу або звільнена. Ділові листи також можуть надсилатися всім, хто працює в компанії, а також її акціонерам, щоб повідомити їх про певний успіх компанії. Обидві публікації також можуть бути написані для переконання. Ділові листи - це часто прохання про більшу зарплату, більше ресурсів, вільний час або дозвіл на керівництво певною програмою, наприклад. Крім того, можуть складатися звіти для того, щоб переконати менеджера не припиняти певну програму або надавати більше коштів одному сектору бізнесу. Діловим людям, яким потрібно написати документ, який переконує або інформує, можливо, доведеться вибирати між діловим листом або звітом. Якщо у вас є багато інформації для спілкування, звіт дозволяє найбільше розширити, і це ваш кращий варіант. Якщо ви хочете передати конкретний, лаконічний успіх, найкращим варіантом буде лист.
Аудиторія
І авторам ділових листів, і доповідей потрібно враховувати свою аудиторію, коли вони пишуть. Хоча звіти зазвичай пишуться для широкої аудиторії, оскільки ними може користуватися кожен, від керівників та акціонерів до співробітників та потенційних клієнтів, листи зазвичай мають більш конкретну аудиторію. Хоча ви можете написати діловий лист декільком особам або скопіювати декількох людей на один лист, люди зазвичай пишуть ділові листи одному певному колезі чи групі. У кожному випадку інформація, мова та інші елементи, які ви включаєте, повинні диктуватися аудиторією. Наприклад, якщо ви пишете статистичний звіт для працівників, які не мають попередньої статистики, вам потрібно буде додати детальне пояснення наслідків вашої статистики.
Формат
Формати ділових листів та звітів змінюються залежно від типу листа або формату, який ви пишете. Однак формати листів та звітів суттєво відрізняються один від одного. Формат ділового листа починається з адреси, привітання та імені адресата. Тіло листа зазвичай пишеться в блочному форматі, а всі елементи залишаються на одному рівні. Лист короткий - іноді лише абзац, але, як правило, ніколи не довший за сторінку, і закінчується закриттям, підписом та введеним ім'ям відправника. Більшість бізнес-звітів починаються з титульного аркуша та реферату або резюме. Потім інформація розподіляється та упорядковується за підзаголовками. Наприклад, якщо ви пишете звіт про недавній запуск програми, у вас можуть бути такі розділи: огляд, учасники, успіхи, виклики та наслідки. Часто звіти закінчуються висновком, який обговорює наслідки висновків чи інформації.
