За допомогою кореспонденції клієнта можна подякувати клієнту за його бізнес, заохотити оперативне здійснення платежів, прослідкувати за трансакцією або відповісти на запит чи скаргу. Переписка, така як листи та електронні листи, коли складається та надсилається з відповідною продуманістю, може допомогти вашому бізнесу підвищити рівень обслуговування клієнтів.
Персоналізуйте лист
Поставте себе на місце читача. Зверніться до читача особисто, використовуючи другу особу, активним голосом, щоб залучити читача і дати йому відчути, що лист написаний спеціально для нього. Лист із вказівкою "ти робиш нас успішними" має набагато більший вплив, ніж лист, що "ми досягли успіху завдяки нашим клієнтам". Використовуйте граматичну граматику, але пишіть неформальним тоном, коли дякуєте клієнту за його бізнес або стежите за взаємодією з клієнтом. Зробіть так, щоб клієнт відчував, ніби ви ведете з ним розмову.
Організуйте свої думки
Перш ніж писати листа клієнту, упорядкуйте свої думки та визначте цілі, які хочете досягти за допомогою листування. Якщо ви пишете лист-продаж, щоб рекламувати товари та послуги вашої компанії, ви захочете включити конкретні основні моменти того, що ви можете запропонувати, і як виграє клієнт. Якщо ви пишете лист для подальшого реагування на пропозицію чи скаргу, перед складанням листа обов’язково знайте, яке рішення. Якщо ви пишете з проханням про оплату, зберіть необхідну інформацію щодо можливих планів платежів та наслідків несплати необхідної суми. Підготуйте конспект із деталізацією пунктів, які вам потрібно охопити, і дотримуйтесь цих контурів, коли ви починаєте писати, щоб не залишити важливу інформацію.
Прочитайте і перечитайте лист
Ваш лист представляє вас і вашу компанію. Якщо він містить орфографічні або граматичні помилки, це відображається на вас і значно погіршує ваше повідомлення. Після того, як ви написали лист, уважно вичитайте його на наявність помилок, а потім прочитайте для змісту. Переконайтеся, що ви охопили відповідну інформацію, яку підготували у своєму початковому конспекті. Прочитайте лист так, ніби ви власний клієнт. Визначте, чи саме такий лист ви хотіли б отримати від компанії, яка називає вас клієнтом.
Скористайтеся Віртуальним листом
Електронна пошта стала більш прийнятною формою спілкування з клієнтом. Ставтеся до кожного повідомлення електронної пошти так само, як до друкованого листа. Складіть своє повідомлення обережно, використовуючи належну граматику, пунктуацію та привітання. Не натискайте "відправити", поки ви не прочитаєте його, як і звичайний лист. Враховуйте технологію вашого одержувача, надсилаючи електронне повідомлення клієнту. Повідомлення HTML не завжди можуть бути прочитані кожною системою електронної пошти, тому може бути безпечнішим надсилання простого текстового повідомлення. Електронні листи найкраще використовувати для коротких повідомлень. Якщо ваше повідомлення довге та детальне, кращим варіантом може бути друкований лист. Для коротших зв’язків з клієнтами, які потрібно доставити швидко, електронне повідомлення може бути хорошим рішенням.
