Кожен бізнес повинен вести облік своїх доходів і витрат, і головна книга забезпечує найкращий спосіб досягти цього. Детальні записи потрібні як для подання податкових декларацій, так і для перевірок компаній, а головна книга забезпечує єдине джерело для всіх записів.
Визначення
Головна книга - це збір фінансових операцій компанії. Він містить усі рахунки, з яких складається фінансова звітність бізнесу. Найпростішу головну книгу називають "рахунком T", оскільки її зображення нагадує велику букву "T." Назва рахунку відображається у верхній частині аркуша, який потім розділений на дві колонки. Дебети завжди відображаються в лівій колонці, а кредити - завжди з правого боку. Деякі головні книги містять третю колонку вкрай праворуч, яка використовується для відстеження балансу компанії приблизно так само, як це робиться у вашому власному реєстрі чекових книжок.
Подвійний облік
Основні книги мають подвійний облік, який є методом ведення бухгалтерії, вперше розробленим наприкінці 1400-х років. У подвійному обліку кожна операція перерахована у двох місцях. В одному рахунку транзакція є кредитом, а на другому рахунку вона відображається як дебет. Наприклад, продаж товару збільшує грошові кошти або дебіторську заборгованість компанії, але зменшує її запаси на ту саму вартість. Цей метод корисний для виявлення вхідних та математичних помилок. Оскільки записи завжди зазначаються як дебети, так і як кредити, сума дебетів завжди повинна дорівнювати сумі кредитів.
Категорії
Записи в головній книзі вносяться на рахунки, які підпадають під одну з п’яти категорій: активи, зобов’язання, власний капітал, доходи та витрати. Компанії можуть вибрати створення цифрових позначень для різних рахунків у кожній з цих категорій. Наприклад, під активами можуть бути рахунки за готівку, дебіторську заборгованість (заборгованість за платежами) та майно. Кожна з них може мати наступні підкатегорії.
Кредити
Хоча в більшості випадків використання кредит передбачає додавання або позитивне направлення, у головній книзі це не обов'язково так. Залежно від типу рахунку, кредит може бути як прибутком, так і збитком. Коли кредити вносяться до рахунків зобов'язань, власного капіталу та доходів, вони відображаються як прибутки. І навпаки, коли кредити вносяться або на рахунок активів, або на рахунок, вони відображаються як збитки.
Дебети
Оскільки метою головної книги та подвійного обліку є створення балансу, дебети працюють протилежно кредитам. Дебет не обов'язково означає втрату. Дебети відображаються як збитки на тих самих рахунках, на яких кредити є прибутками (зобов'язання, власний капітал та дохід). Однак дебети фактично перераховані як прибуток на інших рахунках (активи та витрати).
Папір проти електронних книг
Хоча головна книга часто викликає спогади про класичний аркуш зеленого відтінку із заздалегідь надрукованими стовпцями для кожної цифри представленої валюти, зараз більшість компаній використовують електронні або програмні книги. Компанія може вибрати для створення власної головної книги в базовій програмі електронних таблиць або придбати певну програму. Доступні сотні програмних пакетів (див. Ресурси).
