Контракт - це зобов’язуюча угода між двома сторонами або більше. Сторонами можуть бути державні та господарські суб'єкти або фізичні особи. Під час переговорів за контрактом одна сторона пропонує виконати конкретні дії з урахуванням виплат від іншої сторони або сторін. План адміністрування контрактів допомагає вашому бізнесу успішно керувати контрактом та надає інструмент для моніторингу результатів діяльності вашої компанії та дотримання умов контракту.
Результати
Уважно прочитайте свій контракт і створіть контрольні списки для всіх підсумків контракту. Виплати, які ваш бізнес отримує за контрактом, часто залежать від отримання стороною товару або послуги, зазвичай відповідно до письмових специфікацій. Коли ви перераховуєте результати контракту, зазначайте конкретні стандарти прийняття та дозволи на заміну.
Розклади
Контракти охоплюють певний період. План адміністрування контракту повинен містити графік дат запуску, кінцеві терміни виконання та дату закриття контракту. Візьміть до відома основні етапи, які впливають на виробництво або подання будь-яких результатів, і внесіть їх до календаря контрактів. Основний графік з етапами та термінами - це інструмент планування, який ваша компанія використовує для моніторингу прогресу та коригування плану адміністрування.
Фінанси
Ваша компанія повинна мати контрактний бюджет, який деталізує витрати, які ви понесете під час виконання контракту. Особі, відповідальній за фінансове адміністрування, також потрібно узгодити прогнозовані витрати з фактичними витратами та витягнути ваші платні контрактні витрати. Особа, яка управляє бюджетом контракту, повинна знати, яка документація супроводжує кожен рахунок-фактуру, як ви отримуєте зарплату та коли ви платите. Ваш дохід від контракту також буде розміщений у книгах вашої компанії таким чином, щоб ви могли відстежувати дебіторську заборгованість та платежі за контрактом.
План роботи
Створіть план роботи, який розподіляє персонал та фінансові ресурси, необхідні для виконання умов контракту. Розподіліть обов'язки щодо кожного результату внутрішньому персоналу або визначте тимчасову допомогу та зовнішніх експертів, які вам потрібні для дотримання графіків контрактів. Складіть графік складання звітності, який би інформував вас про необхідні ресурси, розподілені ресурси та вартісне навантаження ваших ресурсів. Регулярно оцінюйте свій рівень продуктивності. Порівняйте запропоновані заходи та результати з вашими фактичними входами та результатами. Попросіть зміни контракту, якщо ви серйозно відстаєте від графіка. Будьте готові надати детальне пояснення того, як ви плануєте вирішити фактори, які перешкоджали успішному виконанню початкового плану роботи.
Управління ризиками
Визначте ризики, які можуть перешкодити вашій компанії виконати умови контракту. Втрата ключового персоналу, стихійні лиха та фінансові обмеження - загальні ризики, з якими стикаються підрядники. Підготуйте стратегію для вирішення ризиків, які ви визначили. Внесіть трохи свободи в робочий план для внесення можливих виправлень курсу або коригування етапів контракту, не несучи додаткових витрат або відсутніх термінів, що впливають на ваш дохід від контракту.
