Однією з головних привабливостей Microsoft Office Suite є можливість передачі та перетворення даних для використання в кожній з різних програм, що входять до загального пакету. Користувачі малого бізнесу, які віддають перевагу зручності таблиць Excel, коли йдеться про що-небудь, від даних про продажі до записів клієнтів, можуть легко конвертувати звіти, створені Access, у таблиці Excel за допомогою автоматизованої функції в Access.
1
Відкрийте базу даних Access.
2
Створіть необхідний звіт з вашої бази даних, натиснувши його назву в нижньому лівому стовпці вашої бази даних у розділі "Звіти". Звіт з'явиться на вашому екрані.
3
Клацніть на вкладці "Зовнішні дані" на стрічці доступу у верхній частині вікна, а потім клацніть піктограму Excel, яка є другою зліва в групі експорту меню Зовнішні дані. Зачекайте, поки відкриється діалогове вікно "Експорт - Електронна таблиця Excel".
4
Натисніть кнопку "Огляд" в кінці поля "Ім'я файлу: текст" у діалоговому вікні. Дочекайтеся появи діалогового вікна «Зберегти файл».
5
Виберіть диск і папку, до якої потрібно зберегти версію електронної таблиці Excel звіту. Введіть ім'я, під яким ви хочете зберегти файл, у полі "Ім'я файлу: текст" діалогового вікна Збереження файлу, а потім натисніть кнопку "Зберегти".
6
Виберіть конкретний формат Excel, в якому ви хочете зберегти свою електронну таблицю, використовуючи спадне меню Формат файлу в діалоговому вікні Експорт - Електронна таблиця Excel.
7
Переконайтеся, що прапорець "Експортувати дані з форматуванням і макетом", який зазвичай є типовим варіантом, встановлений для найкращих результатів.
8
Натисніть кнопку "Зберегти" внизу діалогового вікна, щоб повернутися до головного вікна. Поставте прапорець ліворуч від пункту «Відкрити цільовий файл після завершення операції експорту», якщо ви хочете працювати з файлом Excel, як тільки експортуєте дані.
9
Поставте прапорець ліворуч від пункту «Експортувати лише вибрані записи», якщо ви налаштували звіт, використовуючи лише зазначені записи. Зазвичай це поле не можна вибрати, якщо ви не створили певний спеціальний звіт, використовуючи лише конкретні записи з вашої бази даних.
10
Натисніть кнопку "OK" внизу діалогового вікна.
11
Установіть прапорець "Зберегти кроки експорту" у діалоговому вікні, якщо ви хочете зберегти кроки експорту для подальшого використання. Введіть ім’я та опис за вашим бажанням і натисніть кнопку «Зберегти експорт».
12
Зачекайте, поки електронна таблиця Excel відкриється в іншому вікні, якщо ви встановили відповідне поле на кроці 8. Відкрийте Excel і перегляньте електронну таблицю за іменем, якщо ви не встановили прапорець.
13
Працюйте з електронною таблицею Excel, як і з будь-якою іншою електронною таблицею, але зверніть увагу на діалогові вікна, які запитають вас, чи хочете ви змінити дані зі свого звіту Access.
