Якщо ви плануєте поїхати у відрядження, щоб відвідати потенційних клієнтів, продати продукцію на ярмарках або керувати підрядниками в інших місцях, вам доведеться ознайомитись із процесом планування ділового маршруту. Маршрут може бути дуже коротким, наприклад, одноразовий візит або низка зупинок перед поверненням додому. У будь-якому випадку, процес планування вашого маршруту схожий на планування подорожі на дозвілля з кількома ключовими відмінностями.
1
Сплануйте свій бізнес-план як мінімум за місяць наперед, щоб ви могли отримати розумні розцінки та точні домовленості, які вам потрібні.
2
Зателефонуйте своїм діловим контактам, щоб запланувати будь-які зустрічі, перш ніж починати складати плани подорожей. Отримайте детальну інформацію про події від організаторів заходів щодо будь-яких галузевих ярмарків, які ви плануєте відвідати, або виступів, які ви плануєте провести.
3
Забронюйте свій рейс, якщо потрібно для цієї поїздки. Заплануйте, щоб ваш літак прибув за два-два дні до першої ділової зустрічі, якщо це можливо, щоб дати час відпочити та переглянути свої плани на поїздку. Забронюйте орендований автомобіль або замовте машину, щоб забрати вас також в аеропорту.
4
Забронюйте готель і заздалегідь зв'яжіться з ним, щоб забронювати кімнати для переговорів, якщо вони вам знадобляться. Зателефонуйте в готель перед бронюванням, щоб переконатися, що у вас є підключення до Інтернету, послуга будильника та будь-які інші деталі, необхідні для успішної та приємної ділової поїздки. Якщо ви хочете заощадити гроші, розгляньте можливість проживання в номері в готелі з колегою чи колегою по бізнесу - згідно з дослідженням Embassy Suites, проведеним у 2010 році, близько 17 відсотків ділових людей живуть із колегами.
5
Створіть письмовий маршрут на основі ваших планів. Перелічіть усі важливі зустрічі, включаючи дати, час та місця в порядку їх проведення. Узагальнюйте п’ять З - хто, що, де, коли і чому - для кожного запису в маршруті, щоб ви були чіткі до деталей. Підніміть програму онлайн-карт, як-от MapQuest, яка дозволяє встановити ряд зупинок за один пошук та роздрукувати вказівки, щоб вести вас протягом усієї подорожі.
6
Перевірте прогноз погоди на дати вашої подорожі заздалегідь у цьому місці, щоб ви могли відповідно взяти речі.
7
Підтвердьте всі свої зустрічі та організацію поїздок за кілька днів до поїздки. Роздрукуйте свій письмовий діловий маршрут та вказівки та запакуйте їх у свою ручну коробку разом із ноутбуком та багажем.
