Квитанція є підтвердженням того, що ви здійснили вказану оплату за товари чи послуги. Це також є важливою документацією для ведення ділових записів та підготовки податкових декларацій. Найкраща ділова практика вимагає подавати квитанції якимось організованим способом, щоб, якщо вам потрібно на них посилатися, ви могли їх легко знайти. Якщо ви не можете отримати квитанцію, ви все ще можете вжити заходів для створення паперового сліду.
Стандартна процедура
Якщо ви не заплатили заздалегідь, при отриманні доставки ви, як правило, отримаєте або пакувальний лист, або рахунок-фактуру. Якщо ви заплатили заздалегідь, ви повинні отримати квитанцію. Якщо ви отримуєте лише пакувальний список, постачальник може надіслати окремий рахунок або об’єднати рахунки та надіслати вам щомісячний рахунок-фактуру. На даний момент ви заборгували своєму постачальнику гроші, і він стає не тільки вашим постачальником, але й вашим кредитором.
Відсутня документація
Належний слід на папері є важливою складовою успішного ведення бізнесу. Вам потрібно не тільки відстежувати свої витрати, але ви також повинні мати можливість перевіряти витрати, якщо ви станете предметом перевірки Служби внутрішніх доходів. Якщо вам не вистачає квитанції, першим кроком є зв’язання з кредитором та запит дубліката. Більшість кредиторів розуміють вашу необхідність вести належний облік. Вони також хочуть бути впевненими в тому, що ви обидва погоджуєтесь, що було виплачено та що потрібно. Надаючи їх записи, легше виявити будь-які розбіжності.
Відмова кредитора
Існує не так багато випадків, коли кредитор не видає вам квитанцію. Якщо у вас хороші стосунки, і вони самі ведуть адекватну документацію, вони повинні це зробити. Звичайно, якщо у них немає даних про ваш платіж, вони не зможуть підтвердити ваш платіж, а отже, не зможуть надати квитанцію. Як власнику бізнесу важливо, щоб ви підтримували жорсткий внутрішній контроль, щоб бути впевненим, що ваш платіж фактично здійснений, а не перенаправлений одним із ваших співробітників, внаслідок чого кредитор відмовляється видавати квитанцію, оскільки вони ніколи не отримували кошти.
Альтернативи
Ви завжди можете використовувати якусь альтернативну перевірку для своїх записів, якщо ви не можете отримати квитанцію від колишнього кредитора. Якщо ви заплатили чеком, просто прикріпіть копію анульованого чека до копії рахунку-фактури та помістіть її у свої записи. Навіть просто написання номера чека, дати та суми, сплаченої на рахунку-фактурі, повинно бути достатнім для ваших записів. У жовтні 2004 року було прийнято федеральний закон, відомий як "Чек 21", який дозволяє банкам надавати лише електронну копію вашого чека. Це юридично обов’язковий доказ оплати.
Супровідна документація
Якщо ви заплатили кредитною карткою, ви можете додати копію щомісячної виписки. Якщо ви заплатили готівкою і не можете отримати квитанцію, можливо, постачальник не хоче повідомляти про цей дохід, і ви не зможете підтвердити платіж. Ви все ще можете вказати платіж у своїй податковій декларації. Відповідно до публікації IRS 583 скасовані чеки, квитанції каси, виписки з рахунків, квитанції кредитних карток, рахунки-фактури та дрібні квитанції - це діючі форми підтверджуючих документів.
