Рахунок-фактура - це платіжна відомість, в якій перераховані всі товари та послуги, продані конкретному клієнтові в розрахунковому циклі. Малі підприємства використовують рахунки-фактури для запису трансакцій, створення графіків платежів і зрештою стягнення заборгованості. Якщо ви використовуєте програмне забезпечення для бізнес-рахунків, більшу частину роботи виконується за вас, коли ви вводите рахунок-фактуру з наданими шаблонами та автоматично заповнюєте на основі даних ваших клієнтів. Вам не потрібен вигадливий шаблон, щоб набирати рахунок-фактуру з нуля.
1
Увімкніть комп'ютер і відкрийте програму обробки текстів.
2
Розмістіть інформацію про свою компанію в заголовку. Якщо у вас є логотип компанії, скопіюйте та вставте його зверху. Переконайтеся, що назва вашої компанії, адреса та контактна інформація вказані в заголовку.
3
Введіть "INVOICE" у верхньому рядку під заголовком на лівому полі. Поверніть два-п’ять пробілів, щоб слово "рахунок-фактура" було дуже чітким.
4
Визначте номер рахунку-фактури. Рахунки-фактури ідентифікуються з унікальними номерами. Якщо ви не впевнені, як створити номер рахунку-фактури, використовуйте числову дату без тире та перших двох літер клієнта. Наприклад, рахунок-фактура, виписаний 5 січня 2011 року Джеку Райту, стає "01052011JW".
5
Введіть "Номер рахунка-фактури: 01052011JW" у правому полі. Поверніть і введіть дату рахунку-фактури зліва на полі.
6
Перелічіть товари та послуги, рахунки-фактури є бухгалтерськими. Використовуйте вкладки для вирівнювання кожного розділу, щоб у кінцевому підсумку долари легко складались у таблиці із заголовками: "Дата", "Послуга або товар", "Вартість за одиницю", "Загальна кількість одиниць" та "Всього". Укажіть один рядок на товар, перелічивши дату надання послуги, суму або години, вартість одиниці або години та загальну вартість на цю дату.
7
Створіть рядок під усіма деталізованими товарами та послугами. Введіть підсумкову вартість долара під рядком у тому самому стовпці, що і деталізовані долари.
8
Додайте будь-які податки, вартість доставки або допоміжні збори до підсумкової суми. Введіть значення рахунку "ВСЬОГО" під.
9
Поверніть кілька рядків та вкажіть інструкції щодо оплати, включаючи дату виплати, кому здійснити оплату чеків та адресу платежу. Включіть будь-яку політику щодо прострочення платежів або плати за платіжними платежами.
