Як власник малого бізнесу, спокусливо розглядати поточний стан комунікативних справ як безглуздий. Доказ є скрізь; люди поспішають через своє повсякденне життя, поспішно прочісуючи свої текстові повідомлення, електронні листи та поштову пошту, щоб перевірити, чи не забули вони щось настільки нагальне, настільки критичне, що світ може зруйнуватися, якщо вони не відреагують на цей текст чи голосову пошту прямо зараз.
Все це розкидане поспіхування, як курка без голови, дає вам можливість виділитися серед своїх співробітників, клієнтів, продавців, торгових представників та зовнішніх партнерів, як той, хто більш професійно ставиться до спілкування. Ти є професійний комунікатор. Ви можете справити стильне враження на кожного, кого зустрінете, тому що готові уповільнити темп. Ви достатньо розумні, щоб знати, що ваше гарне ім’я, бренд, імідж і ваша репутація залежать від того, як ви хороший комунікатор, тому ви вирішили покращити свої цілі ділового спілкування.
Скільки ви вже знаєте про спілкування, ви також знаєте, що ви будете мати виразну перевагу над конкурентами, гарантуючи, що ви:
- Чистити на основний процес спілкування.
- Поміркуйте деякі корисні визначення ділового спілкування.Схопити показові характеристики ділового спілкування.Ось цілі ділового спілкування.
Підніміться на спілкування
Наразі намагайтеся не думати про повідомлення голосової пошти, які ви залишили на комусь на машині, або про електронні листи, які ви не надіслали, і не отримали відповіді. Хоча це, безумовно, форми спілкування, вони є одним із способів. Більшість форм спілкування - це двосторонній обмін. Таким чином, «загальне» спілкування та ділове спілкування виконують деякі подібні кроки:
- Відправник задумує ідею.
- Відправник вирішує, як висловити ідею словами - процес спілкування фахівці називають "кодуванням".
- Відправник вибирає носій (телефон, електронне повідомлення, текстове повідомлення) для надсилання ідеї. * Відправник передає повідомлення.
- Одержувач отримує та розшифровує (розшифровує) повідомлення.
- Одержувач пропонує відгук.
Визначте ділове спілкування
Це може допомогти зміцнити ваше розуміння визначенням, тому розгляньте одне із “Бізнес-словника”. Він визначає спілкування як:
- "Двосторонній процес досягнення взаєморозуміння, в якому учасники не лише обмінюються (кодують-декодують) інформацією, новинами, ідеями та почуттями, а й створюють та діляться значенням".
"Загальне" спілкування відрізняється від ділового, оскільки контекст в якому відбувається обмін - іншими словами, в ділових умовах. Це один із тих корисних часів, коли існує безліч визначень ділового спілкування, що дозволяє зводити елементи між собою, як вам зручно.
Одне визначення витримало випробування часом, написане Лоуренсом Девідом Бреннаном у його книзі 1960 року "Ділове спілкування". Зверніть увагу, як це підкреслює налаштування:
- «Ділове спілкування - це вираження, спрямування, отримання та обмін ідеями в комерція та промисловість.”
Бізнес-словник розширив це визначення, сказавши, що ділове спілкування - це:
- “Обмін інформацією між людьми на підприємстві, яке є виконується для комерційного вигоди організації. Крім того, ділове спілкування може також стосуватися того, як компанія ділиться інформацією, щоб _просувати свій товар або послуги до потенційних можливостейспоживачів.”
Результатом є те, що ділове спілкування може мати дві форми: внутрішню та зовнішню. Отже, частина спілкування, яким ви ділитесь, призначена для навколишнього світу, а частина спілкування, яким ви ділитесь, призначена для вашої внутрішньої аудиторії, тобто ваших співробітників та інших колег. Подумайте про внутрішнє спілкування як про конфіденційну або приватну інформацію.
Навряд чи ви обмежите потік інформації в інший бік. Іншими словами, навряд чи ви зможете ділитися інформацією із зовнішньою аудиторією, зберігаючи її (або намагаючись зберегти) від членів своєї внутрішньої аудиторії. Вони повинні бути в курсі. Як говорить ділове спілкування:
- "Ділове спілкування є важливим для виконання функцій управління та забезпечення організаційного успіху".
Зосередьтеся на характеристиках, що говорять
У цей момент вам може почати світати, що трохи більше, ніж налаштування, може виділити ділове спілкування крім „загального” спілкування, яке відбувається у вашому світі. Тож якщо ви коли-небудь задавались питанням, "Тільки які характеристики ділового спілкування?" шукайте деякі з наступних якостей. Вони можуть бути відсутні в кожному повідомленні, яке ви надсилаєте чи отримуєте. Але оскільки ділове спілкування теж цілеспрямований, є ймовірність того, що певні характеристики з’являться знову і знову. Ділове спілкування - це:
- Фактичне. Хороше ділове спілкування є фактичним. Ніщо не може знизити репутацію бізнесу швидше, ніж повідомлення про неточні статистичні дані, напівправди та завищені претензії. У наш час люди перевіряють інформацію на точність, а технологія робить це порівняно легким для них. Продаж та промо-матеріали бізнесу дають можливість для похвали та хвастощів - доки заяви можуть бути підтримані та підтверджені. * Ясно. Хороше ділове спілкування позбавлене туманних, неоднозначних тверджень. Одержувач повідомлення ніколи не повинен задаватися питанням, про що йдеться у повідомленні ". Ясному спілкуванню «допомагає» використання простих слів, а не складних слів, а також використання прямих декларативних речень. Багатьом легше стежити за інформацією, коли вона подається у вигляді крапок або коли вона супроводжується діаграмами або діаграмами. Ці елементи також покращують чіткість.
- Практичний. Хороше ділове спілкування є корисним і необхідним. Незалежно від того, чи відбувається це спілкування у формі ділового веб-сайту, брошури чи прес-релізу, має бути обгрунтування, яке підтверджує, чому таке спілкування існує і як люди можуть отримати вигоду від спілкування.
- Часто переконливі. Хороше ділове спілкування прагне спонукати когось із тієї внутрішньої чи зовнішньої групи зробити щось. (І якщо це зрозуміло, повинно бути очевидно, що це таке «щось».) Деякі власники бізнесу роблять помилку, не помічаючи сили підсвідомих повідомлень у своєму спілкуванні. Наприклад, розміщення привітань з ювілеєм внутрішньої компанії та визначення “працівника місяця” вимагає часу та зусиль. Але неявне переконливе повідомлення повинно бути очевидним для проникливих співробітників: "Це компанія, яка піклується, так що робіть свою частину і дбайте про компанію".
- Стратегічний. Хороше ділове спілкування планується, організовується та виконується таким чином, щоб воно відповідало певній меті.
Ось цілі ділового спілкування
Як ви можете підозрювати, ці цілі можуть бути такими ж різноманітними, як і члени вашого персоналу. Насправді, оглядаючи офіс, типи ділового спілкування, що протікають усередині, можуть відображати форму, функції або особистість різних відділів. Деякі цілі ділового спілкування включають:
- Спільний доступ інформація, яка може представляти більшу частину ділового спілкування, яке ви надсилаєте як внутрішньо, так і зовні. Така інформація може бути своєчасною, наприклад, звіти про продажі та результати опитувань задоволеності споживачів. Деякі з них можуть мати делікатний характер, наприклад, ваші звіти про прибутки. І деякі з них можуть бути позначені як «конфіденційні» та обмежені лише певними людьми, наприклад, стратегічна зміна напрямку серед ваших конкурентів. Основними цілями цього типу спілкування є виховання та просвітлення *. Переконуючи, які багато людей охоче асоціюють із продажами, рекламою та маркетинговими матеріалами. Коли ці типи переконливих зусиль добре продумані, одержувачі зворушені і навіть прагнуть діяти згідно з повідомленням. Але "застава", яка рекламує товари чи послуги вашого бізнесу, - це лише частина переконливого ділового спілкування, яке ви можете витончити як власник малого бізнесу. Розміщення впертого продавця або постачальника може в якийсь момент вимагати переконливого оскарження. Спроба виграти відхилення від зонування для вашого бізнесу може зажадати численних переконливих зусиль для представників місцевого та регіонального уряду. І не забувайте про своїх співробітників, які в якийсь момент можуть поставити під сумнів мудрість нової політики компанії або процедури. Переконливий електронний лист від вас може бути саме тим, що їм потрібно, щоб виправити їх.
- Оцінювання ефективність та надання зворотного зв'язку, що, на думку багатьох власників малого бізнесу, є навичкою, яку вони розвивають з часом. Зрештою, ніхто не є природженим оцінювачем людської діяльності та потенціалу. Цю форму ділового спілкування працівники зазвичай чекають із нетерпінням, особливо якщо вона пов’язана із збільшенням зарплати. Оскільки перевірки - це один із способів того, як власник бізнесу залишається підзвітним своїм працівникам, кмітливий власник дотримується графіку та гарантує наявність у нього практичної системи оцінки результатів роботи співробітників.
- Мотивуючий, який міг би перетворити гаму від подяки, надісланої всім працівникам, до оголошення про конкурс продаж, пов’язаного з екстравагантним призом. Ніхто не знає ваших співробітників краще за вас, тож з цього випливає, що ніхто не знає, як мотивувати їх не відставати або вдосконалювати рівень роботи, яку вони виробляють. Ще однією метою мотиваційного ділового спілкування є виховання товариськості на робочому місці, що часто породжує лояльність.
- Передача порада, яка, на вашу думку, є однією з найбільш корисних частин вашої ролі власника малого бізнесу. Імовірно, ваші співробітники дивляться на вас і залежать від вас керівництвом - щоб сказати їм не тільки що робити але як щоб зробити це краще. Як форма ділового спілкування, порада може бути спрямована на людину чи групу, залежно від обставин. Створені вдумливо та на корисних прикладах, щоб проілюструвати ваші думки, ці комюніке можуть стати цінними ресурсами для працівників.Пропонуючи пропозиції, думки та ідеї, які можуть протікати двома шляхами - від вас до ваших співробітників або від них до вас. Залежно від структури вашого бізнесу, у вас також можуть бути менеджери середнього рівня, від яких ви залежні, щоб підтримувати цей потік. Пропозиції, думки та ідеї можуть мати великі перспективи для поліпшення бізнесу безліччю способів - доки его, суперництво та конкурентна ревнощі не заважають. Крім того, для того, щоб підтримувати цей тип спілкування, потрібні зобов’язання впевненого та відкритого власника бізнесу. У перші дні багато власників малого бізнесу зобов'язуються дотримуватися "політики відкритих дверей" щодо пропозицій, думок та ідей. Але потім вони в кінцевому підсумку благають пресу часу і мимоволі відрізають цей цінний ресурс.Рекомендуючий інструктаж або тренінг, пов’язаний із роботою, який ви можете провести самостійно або передати стороннім організаціям. У будь-якому випадку, ця форма ділового спілкування також може містити елемент переконання, особливо якщо ви підозрюєте, що працівники можуть противитись рекомендаціям. Ваші співробітники можуть вас здивувати: Зазвичай вони оцінять можливість розширити свої знання та вдосконалити свої навички, одночасно підвищуючи свою цінність для вас. Навчання та навчання часто вимагають двох хвиль спілкування: перша, яка оголошує про навчання; другий - надати допоміжну інформацію, таку як довідкові матеріали.
Як і в інших елементах вашого малого бізнесу, ви зобов’язані вдосконалювати свої навички ділового спілкування на практиці. Отже, якщо ви думали про те, щоб найняти "директора перших вражень?" Не турбуйся. Ваші комюніке повинні справити правильне враження, яке виділить вас із розсеяної натовпу, що оточує вас.
